Сақтандыру рыногының кәсіби қатысушылары мен және кәсіпкерлік қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агенттерінің құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау жөніндегі




НазваниеСақтандыру рыногының кәсіби қатысушылары мен және кәсіпкерлік қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агенттерінің құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау жөніндегі
страница1/6
Дата конвертации08.02.2016
Размер0.8 Mb.
ТипДокументы
источникhttp://www.afn.kz/attachments/cont/publish315991_5994.doc
  1   2   3   4   5   6








ҚРӘМ № 1592 30.07.2001ж.тіркелді


КЕЛІСІЛДІ

Қазақстан Республикасының Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Архивтерді және құжаттарды басқару жөніндегі комитетінің Орталық сараптау-тексеру комиссиясының 2001 жылғы 30 наурыздағы

№ 3 хаттама

Қазақстан Республикасының Ұлттық Банкі Басқармасының

2001 жылғы 14 маусымдағы

№ 224 қаулысымен

БЕКІТІЛДІ



Сақтандыру рыногының кәсіби қатысушылары мен және кәсіпкерлік қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агенттерінің құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау жөніндегі

НҰСҚАУЛЫҚ


өзгерістер мен толықтырулар:

1.ҚҚА № 356 30.09.2005ж.

2.ҚҚА № 113 27.05.2006ж.

3.ҚҚА № 191 25.06.2007ж.


1-тарау. Жалпы ережелер


1. Осы Нұсқаулық «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы», «Сақтандыру қызметі туралы» Қазақстан Республикасының Заңдарына, Қазақстан Республикасы Президентінің «Бухгалтерлік есепке алу туралы» Заң күші бар Жарлығына және басқа да нормативтік құқықтық актілерге сәйкес әзірленді, сақтандыру (қайта сақтандыру) ұйымдарында (бұдан әрі - ұйым) құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау тәртібін белгілейді.

2. Ұйым құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтауды дұрыс жүргізуді қамтамасыз ету жөнінде заңнамада белгіленген талаптарды орындау мақсатында іс қағаздарын жүргізу жөніндегі, тиісті орталық мемлекеттік республикалық архивпен немесе архивтерді және құжаттаманы басқару жөніндегі жергілікті уәкілетті мемлекеттік органмен (бұдан әрі - архив ісін басқару және жүргізу органдары) келісу жөніндегі ішкі Нұсқаулықты бекітуге міндетті.

Ұйымның қызметкерлері құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтаудың ішкі ережелерімен танысқан болуы тиіс.

3. Құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтауға қойылатын негізгі талаптар Қазақстан Республикасының архивтерді және құжаттарды басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органының нормативтік құқықтық актілерінде белгіленеді.

4. Ұйымда (филиалда және өкілдікте) құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтауға ағымдағы бақылау бойынша жұмыс оның іс қағаздарын жүргізу қызметіне не нақты лауазымды тұлғаға жүктеледі.

5. Іс қағаздарын жүргізу қызметінің басшысы немесе ұйымдағы іс қағаздарын жүргізудің жай-күйіне жауап беретін лауазымды тұлға ауысқан жағдайда іс қағаздары мен құжаттар тиісті акті бойынша жаңадан тағайындалған адамға беріледі.

6. Ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) қызметі барысында пайда болған құжаттарды уақытша сақтау, оларды есепке алу және іс жүзіндегі мақсаттарға пайдалану үшін ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архиві құрылады.

7. Ұйым қызметі барысында жасалған іс қағаздарын жүргізу аяқталған құжаттар мен істер осы Нұсқаулықта белгіленген мерзімдерге сәйкес ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архивінде уақытша сақталуы тиіс. Қазақстан Республикасының архивтерді және құжаттарды басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органы белгілеген ведомстволық (жеке) уақытша сақтау мерзімі өткеннен кейін Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған құжаттар реттелген түрде тиісті мемлекеттік архивке тұрақты мемлекеттік сақтауға беріледі.

8. Ұйымдағы құжаттарды жасау және құжаттаманы басқару тәртібі Қазақстан Республикасының Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті Төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі № 33 бұйрығымен бекітілген Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты ережелерінің талаптарына сәйкес жүзеге асырылады.

9. Ұйымдардың (филиалдарының және өкілдіктерінің) іс қағаздарын жүргізу және архив қызметі жұмысын қамтамасыз етуге әдістемелік, консультациялық және іс жүзінде көмекті архив ісін басқаратын және жүргізетін тиісті органмен екіжақты шартқа сәйкес жүргізеді.


2-тарау. Құжаттарды жасау және құжаттаманы басқару


10. Ұйымның қызметі үшін құжаттарды жасау құжаттардың деректемелеріне және бланкілеріне заңнамада белгіленген талаптардың қатаң орындалуын, олардың дұрыс жасалуын және бірдей болуын көздейді.

Ұйымның қызметі барысында пайда болған құжаттар құрамы оның құқықтық мәртебесінің, шешілетін міндеттер мен функциялардың ерекшеліктерін ескере отырып белгіленеді.

11. Құжаттарды олардың жіктелуіне сәйкес іс қағаздарына дұрыс бөлу, құжаттарды жедел іздеуді және ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) іс қағаздарын жүргізуді есепке алуын қамтамасыз ету үшін архивтер жөніндегі жергілікті мемлекеттік органдармен міндетті түрде келісуге жататын жеке іс қағаздары номенклатурасы (бұдан әрі – іс қағаздары номенклатурасы) жасалады.

12. Заңды тұлғалар қызметіндегі құжат айналымының жалпы мәселелері заңнамада белгіленеді.

13. Ұйым келіп түскен (кірген) және жіберілетін (шығатын) құжаттарды өңдеудің, ішкі құжаттармен жұмыс істеудің, құжаттарды тіркеудің және орындаудың тәртібін Қазақстан Республикасының архивтерді және құжаттарды басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органының талаптарын ескере отырып белгілейді.

14. Ұйымда электронды құжат айналымы жүйесінің жұмыс істеуі осы мәселе бойынша мынадай принциптерді көздейтін жекелеген ішкі нормативтік құжатты қабылдау қажеттігінің алғышарты болып табылады:

1) ұйымда жеткілікті деңгейде деректерді компьютермен өңдейтін бағдарламалық және техникалық құралдардың, құжаттардың электронды нысандарын және электронды почтаны басқарудың автоматтандырылған жүйесінің болуы;

2) электронды құжатты тіркеудің бір рет болуы;

3) ақпарат жүйесінде осы қолдың бірегей болуын қамтамасыз ететін бағдарламалық-техникалық құралдар болғанда ғана электронды сандық қолдың шынайылығын тану;

4) құжатты жүйеге енгізгеннен бастап оны іс қағаздарына орналастырғанға (сақтауға бергенге) дейін құжат айналымының үздіксіз технологиясын қамтамасыз ету.

15. Құжаттар жүргізіле бастағаннан бастап ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архивіне берілгенге дейін оларды іс қағазында қалыптастырған орында не орталықтандырылған сақтау тәртібімен ұйымның іс қағаздарын жүргізу қызметінде сақталады.

16. Филиалдар мен өкілдіктердің (құрылымдық бөлімшелердің) басшылары және ұйымның құжаттама жасауға жауапты қызметкерлері құжаттардың және іс қағаздарының сақталуын қамтамасыз етеді. Іс қағаздары жұмыс кабинеттерінде немесе осы мақсатқа арналған арнайы үй-жайларда болады, құжаттардың толық сақталуын қамтамасыз ететін шкафтар мен үстелдерде, элеваторлық картотекаларда орналастырылады.

Электронды құжаттар олардың физикалық сақталуын, электрондық ақпараттың сәйкестігін қамтамасыз ететін серверлерде сақталуы мүмкін.

17. Құжаттарды іздеудің жеделдігін арттыру мақсатында іс қағаздары бекітілген іс қағаздары номенклатурасына сәйкес орналастырылуы тиіс, ол тиісті құрылымдық бөлімшедегі көрнекі жерге орналастырылады. Іс қағаздары мұқабаларының түбіне іс қағаздары номенклатурасы бойынша істің номері көрсетіледі. Іс қағаздарын жұмыс үстелдерінде сақтауға тыйым салынады.

18. Іс қағаздары басқа ұйымдарға уақытша пайдалануға ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) басшысының рұқсатымен ғана беріледі. Берілген іс қағазына іс қағазын ауыстырушы карта ашылады. Іс қағаздарын жүргізу аяқталмаған іс қағазын басқа ұйымдарға беруге тыйым салынады.

19. Тұрақты сақталатын іс қағаздарынан құжаттарды алуға (оның ішінде арнайы мемлекеттік органдардың нұсқауымен) ерекше жағдайларда рұқсат етіледі және ол іс қағазында құжаттың расталған көшірмесін және түпнұсқаны алғаны туралы актіні міндетті түрде қалдыра отырып ұйым басшысының рұқсатымен жүзеге асырылады.

20. Құжаттарды дербес компьютерде сақтау бір құжатқа – бір файл принципі бойынша файлдар түрінде жүзеге асырылады.

21. Қағазға шығарылған іс қағаздары үшін қабылданған барлық сақтау мерзімі электрондық архивтерге қолданылады. Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған электронды құжаттар, жеке құрам бойынша электронды құжаттар, іс қағаздары номенклатурасына қойылған «ЭПК» белгісі бар электронды құжаттар қағаздағы негізбен де сақталады (электронды нұсқалар архив ісін басқару және жүргізудің тиісті органына мемлекеттік сақтауға түскен кезде құжаттардың қағаздағы негізінің сақтандыру көшірмелері ретінде қаралады). Қағазға шығарылған құжаттарда қажетті қолдар мен мөрлер болуы тиіс.

  1. Құжаттарды ұйымның (филиалдар мен өкілдіктердің) құрылымдық бөлімшелерінде жедел сақтауды қамтамасыз ету жөніндегі іс-шаралар осы Нұсқаулықтың талаптарын ескере отырып белгіленеді.


3-тарау. Іс қағаздарының номенклатурасы және ұйымдағы іс қағаздарын қалыптастыруға қойылатын негізгі талаптар


23. Іс қағаздарының номенклатурасы - ұйымның (филиал және өкілдіктің) орындайтын міндеттері мен функцияларына сәйкес белгілі бір күнтізбелік жылда іс қағаздарында жүргізу белгіленген нақты іс қағаздары атауларының жүйеге келтірілген тізбесі.

24. Іс қағаздарының номенклатурасын жасау кезінде мыналар пайдаланылады:

1) бұрын бекітілген іс қағаздары номенклатуралары;

2) құжаттардың сақтау мерзімдері көрсетілген бекітілген үлгі тізбелері;

3) Қазақстан Республикасының архивтерді және құжаттарды басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органы әзірлеген нормативтік құқықтық актілер мен әдістемелік құжаттар.

25. Іс қағаздары номенклатурасына баспа басылымдарының атаулары енгізілмейді.

26. Іс қағаздарының атауы мынадай кезектілікпен орналасқан элементтерден тұрады:

1) іс қағаздары түрлерінің (оның ішінде жазысқан хаттар, журналдар) немесе құжаттардың әр түрлілігі (оның ішінде бұйрықтар, хаттамалар);

2) ұйымның немесе тиісті құрылымдық бөлімшенің атауы (құжат авторы);

3) құжаттар жіберілетін немесе алынатын ұйымның аты;

4) іс қағаздары құжаттарының қысқаша мазмұны;

5) іс қағаздары құжаттары жасалатын күн (кезең);

6) іс қағаздары құжаттарының көшірмесі бар екендігін көрсету.

27. Іс қағаздарының атауы іс қағаздары құжаттарының негізгі мазмұны мен құрамын көрсетуі тиіс.

Іс қағаздарын қалыптастыру және ресімдеу барысында атауын нақтылай түсуге болады.

28. Хат жазысуға байланысты іс қағаздарының атауында хат жазысудың кіммен және қандай мәселе бойынша жүргізілетіні көрсетіледі.

29. Жоспар немесе есеп құжаттамасы бар іс қағаздарының атауында жоспар (есеп) қандай кезеңге жасалғаны көрсетіледі.

30. Ұйымның іс қағаздары номенклатурасы мынадай бөлімдерден тұрады:

1) ұйымның жоғары органы – акционерлердің жалпы жиналысы;

2) алқалық органдар (атқарушы органды қоспағанда) – директорлар кеңесі және тексеру комиссиясы;

3) атқарушы орган – басқарма (бекітілген штаттық кестеге сәйкес оның құрылымдық бөлімшелері).

Ұйымның филиалдары мен өкілдіктерінің іс қағаздары номенклатурасы филиалдың және өкілдіктің бекітілген штаттық кестесіне сәйкес әзірленеді.

31. Атқарушы органның әрбір құрылымдық бөлімшесіндегі, ұйымның филиалындағы және өкілдігіндегі іс қағаздары номенклатурасындағы іс қағаздарының атауында мыналар міндетті түрде болуы тиіс:

1) сақтандыру қызметін реттеу және қадағалау жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органның нормативтік құқықтық актілері;

2) түрлі мемлекеттік органдардың нұсқамалары (тапсырмалар) және оларды орындау бойынша құжаттар;

3) ұйымның құрылтай құжаттары мен басқа да тіркеу құжаттары (жарғылар, ұйымның құрылымдық бөлімшелері туралы ережелер, тіркеу нысандары), ұйымның жұмыс регламенті (болған жағдайда);

4) ұйымның басқару құжаттары (оның ішінде қаулылар, бұйрықтар, өкімдер);

5) нұсқаулықтар (өндірістік, үлгі, лауазымдық);

6) жоспар құжаттамасы (болашақ, орта мерзімді, жылдық, тоқсандық, айлық, жоспарлар, шығыс сметалары, штаттық кестелер);

7) есеп беру құжаттамасы (жиынтық, жылдық және үлкен кезеңге арналған, тоқсандық, айлық, жедел);

8) негізгі қызмет бойынша құжаттар;

9) хат жазысу;

10) есепке алу-тіркеу құжаттары (оның ішінде журналдар, кітаптар, картотекалар, карточкалар);

11) іс қағаздары номенклатурасы (ұйымның, атқарушы органның құрылымдық бөлімшесінің, филиалдың немесе өкілдіктің).

32. Ұйым жұмысы барысында жасалған құжаттардың көшірмелері үшін (оның ішінде бұйрықтар, өкімдер, нұсқаулықтар, хаттамалар) «Қажет болғанға дейін» сақтау мерзімі белгісі қойылады.

33. «ЭПК» белгісі осы іс қағаздарында Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылатын құжат жасалуы ықтимал екендігін білдіреді және құндылықтарға сараптама жүргізілген кезде оны тұрақты сақталатын іс қағаздарының тізімдемесіне енгізу үшін парақтап қарау қажет.

34. Белгіленген тәртіппен ресімделіп, бекітілген, келісілген және мақұлданған іс қағаздары номенклатурасында мыналар болуы тиіс:

1) ұйымның ресми атауы және ведомстволық бағыныштылығы, іс қағаздарының атауы, күні және жасалған орны көрсетілген бірінші беті;

2) олардың іс қағаздарының номенклатурасы бойынша индекстер номері көрсетілген ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелері атауларының тізбесі;

3) қысқарған сөздер тізімін талдамасымен қоса (қатаң алфавиттік тәртіппен);

4) іс қағаздарының негізгі сипаттама бөлігі;

5) іс қағаздарының номенклатурасына қорытынды жазба.

35. Іс қағаздарын қалыптастыру деп орындалған құжаттарды іс қағаздары номенклатурасына сәйкес іс қағаздарына топтауды айтады.

Іс қағаздарына мазмұны бойынша іс қағаздарының атауына сай келетін құжаттар орналастырылады. Сонымен қатар іс қағаздарына құжаттардың жоба жазбалары мен көшірме даналарын, сондай-ақ қайтарылатын құжаттарды топтастыруға тыйым салынады.

36. Іс қағаздарының номенклатурасы алдағы жылдың соңғы тоқсанында жасалады және архив істерін басқаратын және жүргізетін тиісті органдармен белгіленген тәртіппен келісілгеннен (бекітілгеннен) кейін 1 қаңтардан бастап күшіне енгізіледі. Іс қағаздары номенклатурасының қолданылуы бес жыл мерзім деп белгіленеді, ол бұл мерзім ішінде жыл сайын қайта басылады және құжаттар құрамындағы өзгерістерді ескере отырып бекітіледі. Ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) құрылымында өзгерістер болған жағдайда іс қағаздарының номенклатурасы қайта жасалады және ол белгіленген тәртіппен бекітіліп, келісілуі тиіс.

37. Іс қағаздарын қалыптастырған кезде мынадай негізгі талаптар сақталуы тиіс:

1) тұрақты және уақытша сақталатын құжаттарды жеке іс қағаздарына топтастыру қажет;

2) іс қағаздарына әрбір құжатты бір данадан енгізу;

3) іс қағаздарына орналастырылған әрбір құжат архивтерді және құжаттарды басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органның талаптарына сәйкес ресімделуі және қажетті деректемелері болуы тиіс;

4) іс қағаздарына бір күнтізбелк жылдағы құжаттарды топтастыру (жеке істер мен ауыспалы іс қағаздарынан басқасы);

5) іс қағаздарының парақ саны 250-ден, қалыңдығы 4 сантиметрден аспауы тиіс;

6) құжаттарды іс қағазына мәселені көрсету кезектілігіне сәйкес орналастырады (шешілетін мәселелер бойынша хронологиялық тәртіппен) немесе іс қағаздарының басында бастама құжатты, содан кейін жауаптар және мәселенің шешімін хабарлайтын басқа да құжаттар орналастырылады.

38. Басқару құжаттары іс қағаздарына түрлері және хронологиясы бойынша соларға қатысты қосымшалармен бірге топтастырылады.

39. Басқару құжаттарымен бекітілген ережелер және нұсқаулықтар олардың қосымшалары болып табылады және аталған құжаттармен бірге топтастырылады. Егер олар дербес құжат ретінде бекітілсе, оларды жеке іс қағаздарына топтастырады.

40. Негізгі қызмет бойынша бұйрықтарды жеке құрам бойынша бұйрықтардан бөлек топтастырады.

41. Бекітілген жоспарлар, есептер, лимиттер, сметалар және басқа құжаттар олардың жобаларынан бөлек қалыптасады.

42. Жеке іс қағаздарындағы құжаттар олардың келіп түсуіне қарай хронологиялық тәртіппен орналастырылады.

43. Азаматтардың өтініштері мен ұйымдастыру жұмысы, сыбайлас жемқорлық фактілері және мемлекет белгілеген басқа маңызды мәселелер бойынша орындау жөніндегі құжаттар азаматтардың жеке және ұйым қызметіне тікелей қатысты емес мәселелер бойынша өтініштерінен бөлек топтастырылады.

44. Хат жазысу әдеттегідей күнтізбелік жыл кезеңіне топтастырылады және хронологиялық кезектілігімен жүйеленеді.

45. Электронды тасымалдаушылардағы құжаттар іс қағаздарына іс қағаздары номенклатурасына сәйкес топтастырылады.

46. Іс қағазының мұқабасында мынадай деректемелер болуы тиіс:

1) ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) ресми атауы;

2) елді мекеннің атауы;

3) істің атауы (аты), оның іс қағаздарының номенклатурасы бойынша индексі;

4) іс қағаздарының сақталу мерзімі;

5) іс қағаздарындағы парақ саны (іс қағаздарын жүргізу аяқталғаннан кейін толтырылады).

47. Қажетті жағдайларда (құпия ақпараты бар іс қағаздарында, жеке іс қағаздарында, жобалау-смета құжаттамасында) іс қағаздарына құжаттардың ішкі тізімдемесі салынады.

48. Іс қағаздарын ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архивіне немесе мемлекеттік сақтауға беруге әзірлеу кезінде құжаттардың құндылығына сараптама жасалады.

Құжаттарды сақтау мерзімін белгілеу және оларды Қазақстан Республикасының архивтерді және құжаттарды басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органы белгілеген принциптер мен өлшемдер негізінде ведомстволық (жеке) немесе мемлекеттік сақтауға іріктеу процесі құжаттардың құндылығын сараптау деп аталады.

49. Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған және жеке құрам бойынша тұрақты сақталатын іс қағаздарының құндылығын сараптау барысында толық ресімдеуге жатады, олар мынаны көздейді:

1) іс қағаздарын тігу немесе түптеу;

2) іс қағаздарының парақтарын номерлеу;

3) іс қағаздарын растау парағын жасау;

4) қажет болған жағдайларда құжаттардың ішкі тізімдемесін жасау;

5) іс қағаздары мұқабасының деректемелерін ресімдеу.

50. Құжаттардың құндылығына сараптаманы ұйымның (филиалдардың және өкілдіктердің) құрылымдық бөлімшелерінің арнайы белгіленген қызметкерлері және ұйымның (филиалдардың және өкілдіктердің) атқарушы органы құрған тұрақты жұмыс істейтін сараптау комиссиясы қажет болған жағдайларда оның құрамына архив іс қағаздарын басқаратын және жүргізетін тиісті органдардың қызметкерлерін енгізе отырып жүзеге асырады. Ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) сараптау комиссиясы туралы ереже міндетті түрде архив іс қағаздарын басқаратын және жүргізетін тиісті органмен келісілуі тиіс.

Сараптау комиссиясының мәжілісінде хаттама жүргізіледі. Хаттамаға комиссия төрағасы мен хатшысы қол қояды және ұйымның (филиалдардың және өкілдіктердің) атқарушы органының басшысы бекітеді.


Ұйымның сараптау комиссиясының міндетті түрде қарауына жатқызылатын мәселелер:

1) нақты, бірыңғай және үлгі іс қағаздары номенклатурасының жобаларын мақұлдау туралы;

2) тұрақты сақталатын және жеке құрам бойынша іс қағаздарының тізімдемесін мақұлдау туралы;

3) сақтау мерзімі аяқталған құжаттарды жою үшін бөліп шығару туралы актілерді мақұлдау туралы;

4) ұйымдағы (филиалдар мен өкілдіктерде) іс қағаздарын жүргізу мен архивтік сақтаудың жай-күйі туралы;

5) осы Нұсқаулыққа қоса беріліп отырған «Сақтандыру және қайта сақтандыру ұйымдарының қызметі барысында жасалған құжаттар тізбесінде (сақтау мерзімін көрсете отырып)» (бұдан әрі - Тізбе) құжаттардың жекелеген санаттарын бекіту мерзімдерін өзгерту (белгілеу) жөніндегі ұсыныстарға белгіленген тәртіппен бастама жасау туралы;

6) іс қағаздарын ұйымдардың (филиалдардың және өкілдіктердің) ведомстволық (жеке) архивіне немесе мемлекеттік сақтауға беру кестесін мақұлдау туралы.

51. Құжаттардың құндылығын сараптау нәтижелері мынадай түрде ресімделеді:

1) ұйымның атқарушы органының басшысы (филиалдың және өкілдіктің басшысы) мен архив іс қағаздарын басқаратын және жүргізетін тиісті орган бекіткен тұрақты сақталатын іс қағаздарының тізімдемесі;

2) ұйымның атқарушы органының басшысы (филиалдың және өкілдіктің басшысы) бекіткен және архив іс қағаздарын басқаратын және жүргізетін тиісті органмен келісілген жеке құрам бойынша іс қағаздарының тізімдемесі;

3) ұйымның атқарушы органының басшысы (филиалдың және өкілдіктің басшысы) бекіткен және архив іс қағаздарын басқаратын және жүргізетін тиісті органмен келісілген сақталмайтын құжаттарды жою үшін бөлек шығару туралы акті;

4) ұйымның атқарушы органының (филиалдың және өкілдіктің) басшысы бекітетін және архив іс қағаздарын басқаратын және жүргізетін тиісті органға берілетін Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған құжаттардың толық еместігі туралы анықтамалар.

52. Іс қағаздарын жүргізу бөлімшесі растаған тұрақты сақталатын және жеке құрам бойынша іс қағаздары тізімдемесінің соңында жеке парақта номерленген парақ санын санмен және жазумен көрсете отырып растау жазбалары, қолдар және қолдардың талдамасы қоса тігіледі.

53. Қосымша деректемелер (қордың, тізімдеменің, іс қағаздарының номері) құндылықтарды сараптау аяқталғаннан кейін қойылады.

54. Ұйымның атқарушы органының құрылымдық бөлімшелерінен іс қағаздарын ұйымның (филиал мен өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архивіне екі жылдан кейін үшінші жылда береді.


4-тарау. Ұйымның ведомстволық (жеке) архивінде

құжаттарды уақытша сақтау


55. Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған құжаттарды және олардың сақтандыру көшірмелерін ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архивінде уақытша сақтау тәртібін Қазақстан Республикасының архивтерді және құжаттарды басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органы белгілейді.

56. Ұйымның (филиал мен өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архиві қағазға шығарылған, электронды негіздегі және пленкалы тасымалдаушылардағы Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамына жатқызылған құжаттарды архив іс қағаздарын басқаратын және жүргізетін тиісті орган сақтайды.

57. Сыртқы және ішкі магниттік тасымалдаушылардағы (оның ішінде дискеттердегі, магниттік таспалардағы) электронды құжаттар есепке алу және сақтау үшін берілетін магниттік тасымалдаушылардың шынайы болуына және сапасына жауап беретін адамдар туралы мәліметтерді көрсете отырып, ораулы және мөр басылған күйінде сақталуы тиіс.

58. Ұйымның (филиал мен өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архивінде құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету мақсатында мынадай қажетті жұмыстар кешені жүргізіледі:

1) құжаттардың есебін жүргізу;

2) құжаттарды сақтауға оңтайлы жағдай жасау;

3) ұйымның (филиал мен өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архивінен іс қағаздарын берудің тәртібін сақтау;

4) іс қағаздарының болуын және жай-күйін тексеру;

5) құжаттардың физикалық-химиялық сақталуын қамтамасыз ету.

59. Ұйымның (филиал мен өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архивінде сақталатын, оның ішінде ерекше құнды құжаттардың тізімдеме жасалмаған сақтандыру көшірмелері де, іс қағаздарының тізімдемелері, басқа ұйымдардың қызметі барысында жасалған құжаттар да есепке алынуы тиіс. Ұйымдардың (филиалдардың және өкілдіктердің) ведомстволық (жеке) архивінде сақталатын негізгі есепке алынатын құжаттар:

1) келіп түскен және жіберілген құжаттарды есепке алу кітабы – сақталатын құжаттарды тұрақты есепке алу үшін;

2) сақтандыру қорының келіп түскен және жіберілген құжаттарды есепке алу кітабы – ерекше құнды құжаттарды тұрақты есепке алу үшін;

3) іс қағаздарының тізімдемесі – іс қағаздарын жеке-жеке және жиынтық есепке алу үшін.

60. Сақтандыру ұйымының атқарушы органының басшылығы құжаттардың сақталуына оңтайлы жағдай жасау мақсатында:

1) сақталатын іс қағаздарының көлеміне және құрамына сәйкес ұйымдық (филиалдардың және өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архивіне арнап бөлек үй (немесе үйдің бір бөлігін) не құжаттарды сақтау үшін арнайы жабдықталған (бейімделген) орын (бұдан әрі - қойма) беруді;

2) қоймада өрт қауіпсіздігі шараларын сақтауды;

3) үй-жайда және қоймада күзет дабылының орнатылуын;

4) құжаттарды сақтауға қолайлы температуралық-ылғалдылық және жарық режимінің болуын;

5) көгеруден, жәндіктердің, кеміргіштердің пайда болуынан және шаң-тозаң жиналуынан сақтаудың алдын ала іс-шараларын тұрақты түрде жүргізуді;

6) өрттен қорғайтын құраммен өңделген метелл немесе ағаш сөрелер орнатуды қамтамасыз етеді.

61. Қоймадан іс қағаздарын, ұйымдардың (филиалдардың және өкілдіктердің) ведомстволық (жеке) оқу залына немесе оның құрылымдық бөлімшелеріне не басқа ұйымдарға беруді қоса алғанда, құжаттарды микрофильмдеу мен қайта жаңғырту жөнінде жұмыстар жүргізу үшін уақытша пайдалануға беру тәртібі осы Нұсқаулықтың талаптарын ескере отырып ұйымның атқарушы органының басшысы бекітетін ұйымның ішкі құжаттарында белгіленеді. Іс қағаздарын уақытша пайдалану үшін сақтандыру ұйымының атқарушы органының құрылымдық бөлімшелерінің қызметкерлеріне – 10 күннен аспайтын, басқа заңды тұлғаларға – 3 ай мерзімге пайдалануға беріледі. Белгіленген мерзім аяқталғанда қажет болған жағдайда берілген іс қағаздарының құжаттарын қайта ресімдейді. Іс қағаздарын беру есепке алу құжаттарында тіркеледі.

62. Тиісті тізімдемеге енгізілген іс қағаздарының нақты болуын белгілеу, консервациялық алдын ала өңдеуді және қайта жаңғыртуды қажет ететін іс қағаздарын анықтау мақсатында сақтандыру ұйымының атқарушы органы (филиалдары мен өкілдіктері) құжаттар мен іс қағаздарының болуын және олардың жай-күйін тексереді. Тұрақты сақталатын іс қағаздарының тізімдемесіне енгізілген Ұлттық архив қорының құжаттарын тексеру кемінде 5 жылда бір рет, жеке құрам бойынша іс қағаздары мен уақытша сақталатын құжаттар (10 жылдан артық) – кемінде 10 жылда бір рет жүргізіледі.

Іс қағаздарының болуы мен жай-күйіне бір мезгілде кезектен тыс тексеру:

1) іс қағаздарын басқа үй-жайға (қоймаға) орналастырғаннан кейін;

2) іс қағаздарының орын ауыстыруға (көшіруге) мәжбүр еткен төтенше жағдайлардан кейін немесе қоймаға бөгде адамның (адамдарың) кіру фактісіне байланысты;

3) ұйымның (филиалдың және өкілдіктің) ведомстволық (жеке) архивінің басшысы немесе құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге жауап беретін адам ауысқан жағдайда;

4) ұйым қайта құрылған (таратылған), оның филиалдары мен өкілдіктері құрылған немесе жойылған кезде жүргізіледі.

Ұлттық архив қоры құжаттарынан физикалық ақаулар табылған жағдайда құжаттың негізі немесе оның мәтіні (құжаттың бір бөлігі жоғалғанда, бөлініп қалғанда) мынадай арнайы өңдеуден өткізіледі: қалпына келтіру, залалсыздандыру, микрофильмдеу, фото қалпына келтіру немесе көшірмелеу. Көгеріп, жәндіктер зақымдаған құжаттар құндылығына қарамастан дереу өңдеуге (дезинфекциялауға, дезинсекцияға) берілуі тиіс.


5-тарау. Тізбені қолдану бойынша нұсқаулар


63. Тізбе (осы Нұсқаулықтың 1,2,3 және 4 қосымшаларымен) Қазақстан Республикасының архивтерді және құжаттарды басқару жөніндегі уәкілетті мемлекеттік органының нормативтік-құқықтық актілерінің талаптарына сәйкес жасалған.

64. Тізбе ұйымның, оның филиалдары мен өкілдіктерінің қызметі барысында жасалған барлық құжаттар жиынтығын, оның ішінде құпия ақпараты бар құжаттарды сақтау мерзімін белгілейтін негізгі құжат болып табылады, сондай-ақ актуарийдің және сақтандыру агентінің.

Тізбе іс қағаздары номенклатурасын жасау және құжаттар мен іс қағаздары құндылықтарына сараптама жүргізу кезінде негізгі құрал болып есептеледі.

65. Тізбеде іс қағаздарының нақты атаулары белірмейді, құзаттардың санаттары мен түрлері келтіріледі. Ұйым, актуарий және сақтандыру агенті іс қағаздары номенклатурасын дербес жасайды. Іс қағаздарының атауын жасау үшін Тізбеден тиісті құжаттардың атауы және мәселенің қойылуы алынады, олар басқа да қажетті элементтермен толықтырылады: авторы, корреспонденті, күні, сақтау мерзімі және бап номерін көрсетіледі.

Іс қағаздары номенклатурасында және іс қағаздарының мұқабасында Тізбеге сәйкес сақтау мерзімі қойылады.

66. тармақ алып тасталды.

67. тармақ алып тасталды

68. Қажет болған жағдайда ұйымның сарапшы комиссиясы құжат-тардың жекелеген санаттарын сақтау мерзімінің өзгергені туралы ұсынысты белгіленген тәртіппен енгізуге құқылы.

Тізбеде көзделген құжаттардың жекелеген санаттарын сақтау мерзімі архив ісін жүргізу мен басқарудың тиісті органының шешіміне сәйкес өзгереді.

69. Тізбе зат-сұрақ принципі бойынша жасалады және ұйым қызметінің негізгі мәселелеріне сәйкес келетін бөлімдерден тұрады.

70. Іс қағаздары мен құжаттарды сақтау мерзімі іс қағаздарын жүргізу аяқталған жылдан кейінгі жылдың 1 қаңтарынан бастап есептеледі.

71. Тізбеге енгізілген "қажетіне қарай" деген мерзім, негізінен ұйымдастыру-нұсқау құжаттамаларға қатысты және құжаттаманың іс жүзіндегі шектеулі мәнін білдіреді.


6-тарау. Ұйымның қызметі тоқтатылған кезде құжаттарды сақтау


72. Ұйымды ерікті тарату (қайта ұйымдастыру) кезінде оның құжаттарын одан әрі сақтау орны туралы шешімді тарату комиссиясы (басқа уәкілетті орган) архив ісін жүргізу мен басқарудың тиісті органының келісімі бойынша қабылдайды.

73. Қызметі ерікті немесе еріксіз тәртіппен тоқтатылатын ұйымның тарату комиссиясы (конкурсты басқарушы) құжаттардың дұрыс есебін жүргізу және сақтау, оның ішінде тарату комиссиясының (конкурсты басқарушының) қызметіне байланысты мәселелер бойынша заңды тұлғаларға қойылатын барлық талаптарды қамтамасыз етуге міндетті.

Ұйымның тарату комиссиясы (конкурсты басқарушы) таратылатын ұйымның іс қағаздарын және құжаттарын заңнамаларда белгіленген тәртіппен қабылдағаннан кейін ұйымның құжаттарын сақтауға жауапты адамды белгілеуі тиіс.

74. Ұйымның тарату комиссиясының құрамы өзгерген жағдайда сақтауға тиісті іс қағаздары мен құжаттарын тарату комиссиясының жаңа құрамына (оның жекелеген мүшелеріне) осы Нұсқаулықтың талаптарына сәйкес қабылдап-өткізу жүргізіледі.

75. Тарату комиссиясы (конкурсты басқарушы) өзінің қызметі кезеңінде таратылатын ұйымның сарапшы комиссиясына бұрын жүктелген міндеттер мен қызметті жүзеге асырады.

76. Құқықтық мұрагерлері жоқ ұйымдарды тарату кезінде оларды тіркеуден өткізген органдар Қазақстан Республикасының тарихы және мәдениеті, азаматтарды әлеуметтік-құқықтық қорғау үшін мәні бар құжаттарды сақтау жөнінде шаралар қабылдауға және архив ісін жүргізу мен басқарудың тиісті органымен бірлесіп олардың одан әрі сақталу тәртібін белгілеуге міндетті.

77. Еріксіз таратылатын ұйымның тұрақты түрде сақталуға тиісті құжаттары сот қаулысының негізінде тиісті түрде ресімделіп, архив ісін жүргізу мен басқарудың тиісті органына сақтауға берілуі тиіс.

Таратылатын ұйымның құжаттарын архивке сақтауға берудің алдында іс қағаздарының түгел болуын және олардың жай-күйін, сондай-ақ құжаттардың өңделу сапасын тексереді. Құжаттар тізімдеме бойынша беріледі және тиісті актімен ресімделеді.

Егер таратылатын ұйымның құжаттарының жай-күйі және өңделу сапасы қойылатын талаптарға сәйкес келмейтін болса, онда ұйымның тарату комиссиясы олардың реттелуін қамтамасыз етуге міндетті.

78. Таратылатын ұйымның құжаттарын сақтауды ұйымдастыру бойынша шығыстар, оның ішінде сот шешімі бойынша ұйымның қаражаты есебінен жұмсалады.

Еріксіз таратылатын ұйымның іс қағаздарын және құжаттарын архивте сақтауға беру үшін қаражаты болмаған жағдайда оларды тұрақты сақтайтын орынды сот белгілейді.

79. Ұйымның іс қағаздарын және құжаттарын архив ісін жүргізу мен басқарудың тиісті органына уақытша және/немесе тұрақты сақтауға өткізу туралы мәліметтер тарату комиссиясының есебінде көрсетіледі.


7-тарау. Қорытынды ережелер


80. Құжаттарды есепке алудың және сақтаудың заңнамада белгіленген тәртібін бұзғаны үшін жауапкершілік заңнама актілерінде айқындалады.

81. Осы Нұсқаулықта реттелмеген мәселелер Қазақстан Респуб-ликасы заңнамаларының нормаларына сәйкес шешілуі тиіс.


ТӨРАҒА Г. МАРЧЕНКО


Сақтандыру рыногының кәсіби қатысушылары

мен кәсіпкерлік қызметті жүзеге асыратын сақтандыру

агенттерінің құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және

құжаттарды сақтау жөніндегі нұсқаулыққа 1-Қосымша


САҚТАНДЫРУ ЖӘНЕ ҚАЙТА САҚТАНДЫРУ ҰЙЫМДАРЫНЫҢ ҚЫЗМЕТІНДЕ ЖАСАЛАТЫН ҚҰЖАТТАРДЫҢ ТІЗБЕСІ (САҚТАУ МЕРЗІМІ КӨРСЕТілген)
  1   2   3   4   5   6

Похожие:

Сақтандыру рыногының кәсіби қатысушылары мен және кәсіпкерлік қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агенттерінің құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау жөніндегі iconСақтандыру ұйымының сақтандыру қызметін жүзеге асыруына қойылатын талаптарды, оның ішінде сақтандыру нарығының қатысушыларымен өзара қарым-қатынастары жөніндегі талаптарды және сақтандыру агентінің делдалдық қызметті жүзеге асыруына өкілеттіктерін бекіту туралы
Азақстан Республикасының Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау жөніндегі агенттігі басқармасының 2010 жылғы 1 наурыздағы...
Сақтандыру рыногының кәсіби қатысушылары мен және кәсіпкерлік қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агенттерінің құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау жөніндегі icon01. 02. 11ж жағдай бойынша сақтандыру (қайта сақтандыру) қызметін жүзеге асыруға берілген лицензиялардын тоқтату және айырлу туралы Реестрі
Ос сериялы №20-11/1 және Дос сериялы №20-11/1 және қайта сақтандыру жөніндегі кызметті жүзеге асыру құқығына 2006 жылғы 23 мамырда...
Сақтандыру рыногының кәсіби қатысушылары мен және кәсіпкерлік қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агенттерінің құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау жөніндегі iconҚазақстан республикасының Қаржы нарығын және қаржы ұйымдарын реттеу мен қадағалау агенттігі басқармасының Қаулысы
Сақтандыру (қайта сақтандыру) ұйымын құруға рұқсат беру, сондай-ақ сақтандыру (қайта сақтандыру) қызметін және сақтандыру брокерінің...
Сақтандыру рыногының кәсіби қатысушылары мен және кәсіпкерлік қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агенттерінің құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау жөніндегі iconЗейнетақы активтерін инвестициялық басқару жөніндегі қызметті жүзеге асыру ережесін бекіту туралы
Зейнетақы активтерін инвестициялық басқару жөніндегі қызметті жүзеге асыратын ұйымдардың қызметін реттейтін нормативтік құқықтық...
Сақтандыру рыногының кәсіби қатысушылары мен және кәсіпкерлік қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агенттерінің құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау жөніндегі iconҚазақстан республикасының Қаржы нарығын жәНЕ
Сақтандыру (қайта сақтандыру) ұйымын құруға рұқсат беру, сондай-ақ сақтандыру (қайта сақтандыру) қызметін және сақтандыру брокерінің...
Сақтандыру рыногының кәсіби қатысушылары мен және кәсіпкерлік қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агенттерінің құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау жөніндегі icon2001 жылғы 20 сәуірдегі №120 Сақтандыру рыногында актуарийлiк қызметтi жүзеге асыру, актуарийлік қызметті жүзеге асыруға лицензия беру, қолданылуын тоқтату және айыру, актуарийлердің біліктілік емтиханын тапсыру
«Сақтандыру қызметi туралы» Қазақстан Республикасының Заңын жүзеге асыру мақсатында Қазақстан Республикасы Ұлттық Банкiнiң Басқармасы...
Сақтандыру рыногының кәсіби қатысушылары мен және кәсіпкерлік қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агенттерінің құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау жөніндегі icon050732 «Стандарттау, метрология және сертификаттау»
Техникалық регламенттерді, стандарттарды және нормативтік құжаттарды жасау және бекіту тәртібі. Техникалық реттеу саласындағы орнатылған...
Сақтандыру рыногының кәсіби қатысушылары мен және кәсіпкерлік қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агенттерінің құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау жөніндегі iconМухияева Д. М. Сақтандыру омбудсманы сақтандыру нарығынның маңызды қатысушысы ретінде
Бүгінгі таңда Қазақстанның сақтандыру нарығы тұрақты өсім қарқынына ие деп сенімді айтуға болады. Ол туралы сақтандыру сыйақылары...
Сақтандыру рыногының кәсіби қатысушылары мен және кәсіпкерлік қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агенттерінің құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау жөніндегі iconСақтандыру (қайта сақтандыру) ұйымына ішкі аудит жүргізу тәртібіне
«Сақтандыру қызметі туралы» Қазақстан Республикасының Заңын іске асыру мақсатында, Қазақстан Республикасының Қаржы нарығын және қаржы...
Сақтандыру рыногының кәсіби қатысушылары мен және кәсіпкерлік қызметті жүзеге асыратын сақтандыру агенттерінің құжаттарды жасау, құжаттаманы басқару және құжаттарды сақтау жөніндегі iconҚадағалау жөніндегі агенттігі басқармасының
Зейнетақы активтерін инвестициялық басқару жөніндегі қызметті жүзеге асыратын ұйымдардың қызметін реттеуді жетілдіру мақсатында,...
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©kzdocs.docdat.com 2012
обратиться к администрации
Документы
Главная страница